先行き不透明な新時代のオフィス運営はフレキシブルなオフィス分散

労働の在り方が多様化されている現在、一つのオフィスで働くスタイルはすでに時代遅れの兆候を見せています。特にコロナの影響によりテレワークやリモートワークという働き方が定着しつつある現在、都内の広いオフィスに一度に介して働くスタイルを取らなくても仕事は可能である、ということに多くの企業が気づいた結果、オフィスを縮小化したりオフィスを分散化したりする動きも出てきました。

今回はこの「オフィス分散」をテーマに、これからのオフィスの在り方について考えていきたいと思います。

オフィス分散とは、オフィスを複数の拠点に分散させることです。
これまでのオフィスの在り方というのは、都心に大きなフロアを借りて社員を一同に集めて労働に従事する集約型のスタイルでした。しかしながら現在も続くこの形は、多様な働き方が推進され、デジタルインフラが発達した昨今では、必ずしも効率的な形と言えなくなってきてしまったのです。

そこで企業は新しいオフィス形として集約型から分散型のオフィスへの展開を考えるようになってきました。

もともと国自体が働き方改革の一環として「テレワーク」の推奨を進めていましたが、総務省はテレワークの意義として以下のような指針をまとめています。

この中でも最後に挙げた「非常災害時の事業継続」の効果として『オフィス分散化による、災害時の迅速な対応』と記されており、「オフィス分散化」は今回のコロナ禍のような事態の中、有効な手段として検討されていたものでもあるのです。

コロナ禍のテレワークでは、在宅ワークを中心にカフェやファストフードを利用し仕事を行うという人も多く存在していますが、中には「サテライトオフィス」を設置してオフィス分散を実現しているところもあります。

サテライトオフィスとは、企業の遠隔勤務用オフィスを指します。このサテライトオフィスは、社員の利便性を考えたうえで設置されるケースが多く、例えば社員の住むエリアごとに設置して、都内本社への通勤機会を減らすというものが一般的です。サテライトオフィスをいくつか持ち、本社機能を縮小するなどして、通勤交通費の削減やオフィス費用の削減、業務効率の向上、さらにはワークライフバランスの実現といったことを行っている企業も出てきています。
このサテライトオフィスオフィス化は今後さらに加速すると見られています。

オフィス分散化のメリット

このようなオフィス分散が注目されるのにはいくつかの理由があります。
まずはオフィス分散化のメリットについて見ていきましょう。

人材確保や維持につながる

働き方の多様化は雇用形態にも影響します。これまでは子育てや介護などを抱えた社員が退社せざるを得なかったり時短を余儀なくされたり、ということが当たり前のように行われてきました。
しかしオフィスの分散化で、居住エリア近くにサテライトオフィスが設置されたり、シャアオフィスやコワーキングスペースといった施設が利用されるようになれば、雇用形を維持することが出来ますし、さらには郊外エリアを拠点とする優秀な人材確保にもつながる可能性が広がります。

<h3>BCP(事業継続計画)の観点から社会情勢の変化に対応しやすい</h3>
オフィス分散化によって、様々な社会情勢、災害などにもフレキシブルに対応することが可能となります。この度のコロナ禍はその最たるもので、緊急事態宣言などにより活動自粛や行動制限を強いられ本社への出社が出来なくなったというケースでも、迅速にサテライトオフィスを立ち上げて業務を継続した企業もありました。
現在オフィス分散化を行っていない企業でも、今後分散化への対応を行っていけば、緊急時でも慌てることなく社員の仕事環境を確保することができるようになるのです。

オフィスコスト削減

コロナ禍以後、大手企業の本社売却や移転など都内に広いオフィスを持たない経営スタイルが加速しています。
この流れは大企業に限らず中小企業でも進んでおり、レンタルオフィスへの移転や複数サテライトオフィスとの契約などでオフィス分散を図り、コスト削減を実現しているところもあるようです。

特にレンタルオフィスやコワーキングスペースなどの活用は、オフィス家具や備品類の準備が不要だったり、初期導入費が少なくて済むこともあって、コスト面でのメリットは計り知れません。
また、オフィス分散によって通勤交通費の大幅な削減も見込めます。

安易に従業員の解雇などを行わず、従業員雇用を維持するためにも、オフィスコスト削減にオフィスの分散化は非常に効果的と言えます。しかしながら、オフィス分散化を加速するあまり、分散化にかかる費用がかさんでしまっては元も子もありませんので、分散化は計画的に行う必要があります。

オフィス分散化のデメリット

一方でオフィス分散化にはデメリットも当然ながら存在します。

社員間のコミュニケーションの円滑化

業務を行う上で避けては通れない社員同士のコミュニケーション。オフィスを分散化すれば当然ながら対面でのコミュニケーション機会は大幅に減ることになります。業務報告や日々の打ち合わせなど、対面であれば容易に行える業務でも、オンラインとなれば難しい問題も。

その補完としてZoomをはじめとしたオンラインビデオ会議システムなどの導入は不可欠となります。中にはオンラインツールが苦手という社員の方もいると思いますので、マニュアルを準備したり研修を行ったりするなどして、スムーズなコミュニケーションを取れる状態にしておく必要があります。

セキュリティへの配慮

オフィス分散でサテライトオフィスを設置する際には、これまで以上のセキュリティ管理が求められます。特にコワーキングスペースのように不特定多数が行き来するタイプのオフィスを利用する場合、お手洗いやドリンクの補充の際、ちょっとパソコンから離れたすきに個人情報を抜かれる可能性もあり得る話です。

サテライトオフィスを設置する際には、できるだけ個室型のタイプのもの(レンタルオフィス)を利用することで、情報漏洩リスクは少なくなります。

オフィス分散化を効率よく行うための社内整備

集約型の労働スタイルと分散型の労働スタイルでは、同じ仕事を行うにあたっても勝手が大きく違ってきます。そのことを考慮せず、いままでのような集約型のビジネススタイルで業務を行い続けていたら、円滑に業務を回すことはできません。
特に業務フローの見直しは必須で、これまでのやり方を一旦壊して再構築(スクラップアンドビルド)し、改めて体制を整えたり新たなルールを築き上げる必要があります。

しかし遠隔業務が主流になるからといって、常にモニターによる監視を行ったり、逐一業務報告を求めるような形にしてしまうと、逆に息苦しさを感じ効率的な業務遂行とは程遠くなってしまいます。
社員の自主性を尊重しつつも、横のつながりをしっかりと確保したコミュニケーションスタイルは維持したいものです。

オフィス分散化の強い味方「レンタルオフィス」

オフィス分散化を実現すると言っても、分散するオフィスが多ければ多いほどコストはかさんでしまいます。
また適当なエリアにオフィスが設置できるかどうかは条件次第。

そんなオフィス分散化の強い味方となるのが「レンタルオフィス」です。
レンタルオフィスであれば、初期投資は賃貸オフィス契約と比べても少なくて済みますし、オフィスの机や椅子、備品類もすでに設置された環境を利用できるため準備が不要、コワーキングスペースのようなオープン型でなく個室スペースを利用できることから、企業のサテライトオフィスとして十分機能を果たしてくれます。

またレンタルオフィスはターミナル駅のような大きな駅付近には必ずといっていいほど存在していますので、社員の居住エリア方面にてサテライトオフィスを設置するのはそれほど苦になりません。

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もし都内城南エリア(港区、品川区、目黒区、大田区)や城北エリア(中央区、台東区、墨田区、江東区、葛飾区、江戸川区)、また千葉エリアにてサテライトオフィスを検討しているなら、銀座という最高の立地にあり、バーチャルオフィスとしても利用できるレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」がおすすめです。

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最寄り駅となる東京メトロ銀座駅から2分、JR有楽町駅からは5分とアクセスも非常によく、総武線や京葉線など千葉方面に居住している社員が多い企業なら、サテライトオフィスとして利用するのも最適ではないでしょうか。

今なら入会金は0円、保証金や敷金などは一切ないため、「銀座ビジネスセンター」のコスト感であれば、サテライトオフィスを持つことも躊躇なく行えるため、「レンタルオフィス活用におけるオフィス分散化」の最大のメリットといえるかもしれませんね。

まとめ

オフィス分散化は多様な働き方を実現するこれからの未来に向けた、新しいオフィスのカタチ。レンタルオフィスやサテライトオフィスを最大限利用してフレキシブルな労働スタイルを実現できることが、企業継続・存続への近道ともいえる時が来るかもしれません。

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