一時期に比べると多少落ち着いてきた感はありますが、それでもオフィスに出社せずテレワークで実務をこなしている人は多いと思います。仕事の内容によっては自宅やレンタルオフィスのようなサテライトオフィスにて、パソコンで仕事を行える業種もあるため、テレワーク（リモートワーク）は今後も一定のニーズがあることが想定されます。
そんなテレワークで利便性が高いのが「レンタルオフィス」です。レンタルオフィスは都内であれば主要な駅にはほとんどのエリアで見かけるオフィス形態のひとつです。交通の便の良さや使い勝手の良さから、主に個人事業主やスモールビジネスを行っている企業に活用されています。
現在自宅で作業しているという方の中には、仕事にメリハリをつけるためにレンタルオフィスを活用してみたいとは考えているものの、「どのようなレンタルオフィスが自分にマッチしているのかよくわからない、だから利用しないんだ」と思ってはいませんか？レンタルオフィスは低コストで法人登記もできる便利なオフィスです。だからこそ、条件にしっかりこだわったうえで理想のオフィスとして活用したいものです。
本記事ではテレワークで便利なレンタルオフィスの条件について見ていきます。
レンタルオフィスの機能とは？
テレワークを行う場所は大きく分けて「自宅」「カフェなどのオープンスペース」「レンタルオフィスなどのサテライトオフィス」の3つがあります。この中で、レンタルオフィスを使ってテレワークを行う場合、自宅やカフェなどのオープンスペースにはないメリットが享受できることが何よりも大事になってきます。
一般的なレンタルオフィスにはどのような機能が備わっているのでしょうか？
基本スペース
まず、レンタルオフィスにはデスクや椅子、収納棚など家具が完備されたオフィススペースの提供があり、入居後すぐに業務を開始できます。基本的にレンタルオフィスの定義として、個室スペースが利用できるものが該当します。スペース自体は密室化されたもの・そうでないものがありますが、いずれにせよ隔離されたスペースが利用できる点がレンタルオフィスの特徴です。
会議室・ミーティングルーム
会議室やミーティングルームでは、重要な打ち合わせやプレゼンテーションを行うこともできますが、専用ではなく共有スペースとして1～2つ程度設置された会議室を予約制で使用することも多く、利用したいときに利用できないこともあります。
なお、レンタルオフィスによっては共有スペースとしてラウンジやカフェエリア、キッチンなども設けられており、他の入居者との交流やリフレッシュの場として利用することも可能です。
備品・オプション関連
また、コピー機やプリンターなどのオフィス機器の利用も可能（印刷料金は別途）。高速インターネット環境（無線・有線）や、専用電話・FAX設備も整っており、円滑なコミュニケーションを可能にします。ちなみにネット環境は基本料金に含まれていることが多いものの、電話やFAXはオプションとなっているケースがほとんどです。
受付・秘書サービス
受付や秘書サービスも施設によって有償対応・無償対応がありますが、来客対応や電話応対、郵便物の受取などの日常業務をサポートしてくれます。
セキュリティ対策
セキュリティ面では、入退室管理や監視カメラ、セキュリティカードの使用によって安全性を確保しているレンタルオフィスもあります。
その他
ほかにも郵便・宅配便の受取・発送サービスやオフィス内の清掃・メンテナンス、バーチャルオフィス機能など、多様なニーズに対応する追加サービスも行われています。
これらの機能を効率的に活用することで、初期費用を抑えつつ迅速にビジネスをスタートできるのがレンタルオフィス最大のメリットです。人員増加・減少に伴いビジネスの拡大や縮小にもフレキシブルに対応。また、他の入居者とのネットワーキングを通じて新たなビジネスチャンスを得ることもできます。
テレワークに必要なレンタルオフィスの機能について
レンタルオフィスのスペースは、なにもテレワークを実施するためにあるわけではないため、業種や職種によっては不要なものもありますし、逆に必須のものもあります。ここでは必須なものについて詳しく見ていきます。
安定したネット環境
テレワークを行う仕事で欠かせないのは「パソコン」や「タブレット」「スマートフォン」をはじめとしたモバイル端末です。企業が社員にテレワークを実施させられる一番の要因は、どこでも会社の情報にアクセスでき、コミュニケーションが図れるところにあります。会議も一か所に集まることなく自身のパソコン画面上にメンバーが集まりお互いの顔が見える状態で行えるからこそ、テレワークが発達したと言えるでしょう。
オンライン会議はZoomなどのプラットフォームを使用してリアルタイムに行われますので、ある程度の高速回線が必要となります。ですから、利用するレンタルオフィスの通信回線は安定していることが絶対条件です。
注意しなければならない点として、個室スペースを複数持つレンタルオフィスの中では、場所によって電波の弱い部屋もあることでしょう。そのような部屋を契約してしまうと業務に支障が出る可能性が高まるので、内見時には速度診断などを行い、ネット状況をしっかり確認しておきましょう。
静かで隔離されたスペース
テレワークを行う仕事で欠かせないのは「パソコン」や「タブレット」「スマートフォン」をはじめとしたモバイル端末です。企業が社員にテレワークを実施させられる一番の要因は、どこでも会社の情報にアクセスでき、コミュニケーションが図れるところにあります。会議も一か所に集まることなく自身のパソコン画面上にメンバーが集まりお互いの顔が見える状態で行えるからこそ、テレワークが発達したと言えるでしょう。
オンライン会議はZoomなどのプラットフォームを使用してリアルタイムに行われますので、ある程度の高速回線が必要となります。ですから、利用するレンタルオフィスの通信回線は安定していることが絶対条件です。
注意しなければならない点として、個室スペースを複数持つレンタルオフィスの中では、場所によって電波の弱い部屋もあることでしょう。そのような部屋を契約してしまうと業務に支障が出る可能性が高まるので、内見時には速度診断などを行い、インターネットネットの接続状況をしっかり確認しておきましょう。
セキュリティ面の対策実装
レンタルオフィスには当然自分以外の利用者が大勢入退室を行います。また、それぞれの利用者の来客もあるでしょう。そうなれば、個人情報の漏洩や貴重品の盗難などのセキュリティ面での不安があるようなレンタルオフィスでは安心して仕事ができません。個室タイプのレンタルオフィスであれば施錠扉は必須、またオフィスの入り口は有人受付および監視カメラの設置などもあるに越したことはありません。
拡張性があること
レンタルオフィスは限られたスペースを借りて仕事をする場所です。そのため、事業が大きくなっていくにつれスタッフを雇用したり、重要書類や備品等も増え、手狭になっていくこともあるでしょう。その際に拡張性があるレンタルオフィスであれば、ワンサイズ大きな部屋に変更できたりとフレキシブルに対応してくれることもあります（当然料金はアップしますが）。反対に、事業縮小を考えた時にはサイズの小さな部屋に移動することもあるかもしれません。このように事業の展開によって柔軟に部屋のサイズ変更に相談に乗ってくれるようなレンタルオフィスはとてもおすすめです。
法人登記ができるとさらに事業の幅が広がる
最近はレンタルオフィスの多くで法人登記が可能となっています。法人登記は、法人として事業を行っていく場合に法的な活動を行うための重要な手続きであり、必ず行わなければなりません。適切な登記を行うことで、社会的な信用を得てビジネスを円滑に進めることが可能になります。
法人登記をレンタルオフィスで行うことのメリットとして、賃貸オフィスを借りないスモールビジネスでの起業の場合、自宅で登記をしてしまう人もいるかもしれませんが、これだと公開する会社の住所が自宅となってしまい、セキュリティ上問題が生じます。特に女性であればその危険はさらに増大します。しかしレンタルオフィスで法人登記をすれば、ワンクッション置いた形でオフィス住所を持つことができ、安全も保たれます。
さらなるメリットとして、レンタルオフィスは基本的に住んでいる場所から離れたエリアであっても契約および法人登記が可能となります。たとえば、神奈川県に住んでいても東京都のレンタルオフィスで法人登記を行うことが可能なのです。場所によっては、通常の賃貸オフィス契約では借りることが難しい都心一等地などで展開するレンタルオフィスを拠点とすることも可能。スタートアップ企業ながら六本木や銀座、丸の内に拠点を置く会社としてビジネスを開始することができます。
ただし、一度法人登記をしてしまうと簡単に移転するのが難しくなってしまいますので、テレワークでレンタルオフィスを活用したい場合には、今後のビジョンと照らし合わせて考えるようにしましょう。
まとめ
テレワークにレンタルオフィスを活用する企業および個人事業主の方にとって、どこのレンタルオフィスを利用するかは日々の仕事だけでなく、今後の事業展開においても重要なポイントとなります。なんとなく「家から近いから」とか「金額が安いから」でレンタルオフィスを決めると、結果として長く続きません。そうならないためにも、少なくとも3年ぐらい継続利用できるレンタルオフィスとして、譲れないポイントを網羅した施設を探してみるとよいでしょう。
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| 形態 | レンタルオフィス、バーチャルオフィス |
| 料金 | 月額11,000円(税込)～ |
| 拠点 | 銀座 |
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