煩わしい電話対応を避けるため、レンタルオフィスを探している人の中には電話代行サービスが利用できるオフィスを探している人もいらっしゃるのではないでしょうか？
電話代行サービスとは、忙しい契約者に代わって企業宛の固定電話にかかってくる電話への応対を行ってくれるサービスを言います。最近は多くのレンタルオフィスでこの電話代行サービスが利用できるようで、基本料金に含まれているところもあれば、オプションで別料金となっているところもありますが、非常に一般的になっています。
そのためサービスが行われているかどうかよりも、クオリティーがしっかりとしているレンタルオフィスはどこなのか？というのが選択する際のポイントとされているようです。
そこで今回は、電話代行サービスの特徴や電話代行サービスを選ぶ際にチェックすべきポイントなどについて見ていきましょう。
目次
電話代行サービスの特徴について
「電話代行サービス」は、電話秘書サービスや秘書代行サービスという名称でも呼ばれていますが、基本的には同じようなサービスだと思ってください。
一般的なレンタルオフィスの電話代行サービスは以下のような流れで進みます。
契約者の固定電話番号宛にかかってきた電話があると、レンタルオフィスのオペレーターがあなたに代わってあなたの会社名で応対してくれます。その際に本人不在の旨をかけてきた相手に伝え、折り返しあなたから電話させるように段取りします。電話が終了したら契約者に電話があったこと、誰がかけてきたか、どんな内容だったかといった電話の内容をメールで伝えるところまでが電話代行サービスの仕事となります。
レンタルオフィス契約をしたものの得意先回りでオフィスにいないことが多い人や、業務に集中したいので重要な電話しか出たくない人、起業したてでスタッフが雇えない、といった場合に電話代行サービスがあると便利です。
電話代行サービスの利用メリット
電話代行サービスの持つメリットには以下のようなものがあります。
取引先への信用がなくならない
取引先が会社の電話宛にかけてくることは普通にあると思いますが、いつも外出していて電話がつながらない、という状況が続いてくると、取引先に不安を与えてしまいます。外出がちな人であれば自分の携帯番号を教えているところもあるでしょうが、すべての人が携帯番号を知っているわけではないので、やはり会社にかけてくることになります。
そんな時に電話代行サービスがあれば、熟練のオペレーターがあなたの会社の名前で応対してくれるため、取引先に不安与えずに済みます。
仕事につながる見込み案件を取りこぼさない
通常、会社宛にかかってきた電話は誰かスタッフが社内にいなければ取ることができません。
しかし、社長一人の会社や個人事業主、営業スタッフしかいない状態だと電話に応対することすらできません。会社の電話に留守電がある場合にメッセージが残されていれば後で対応することはできますが、スピード感持って対応することは難しいでしょう。
その他にも打ち合わせの最中に電話がかかってきた、携帯で電話中に会社に電話がかかってきた、という際にも電話に出ることができず、見込み案件の取りこぼしが発生している可能性があります。
しかし、電話代行サービスを利用することによってかかってきた電話に素早く応対でき、その上新規の相談・お問い合わせ電話の取りこぼしがなくなります。
電話にかける時間や労力を削減してくれる
電話対応は時として仕事を妨げます。
たとえば、本日中が納期の仕事に集中したい時に限って、あまり需要でない取引先からの電話で時間を取られてしまい、仕事が進まなくて困ったということが往々にしてあるのではないでしょうか？
しかし、電話代行サービスであれば忙しいあなたに代わってオペレーターが電話応対をしてくれるため、作業効率が下がるということがありません。
また、かかってくる電話の中には不動産や金融商品の営業など仕事に直接関係ないものもあります。その場合もきちんと教育された電話代行サービスであれば、勧誘電話を丁重に断ってくれるので、無駄なやり取りをしなく済みます。
ワンランク上の電話代行サービス
ここまでは一般的な電話代行サービスについてまとめてきましたが、レンタルオフィスによってはワンランク上の電話代行サービスを提供しているところもあります。その中の一つが「銀座ビジネスセンター」です。
銀座ビジネスセンターの電話代行サービスは、平日の9:00～18:00の間、常時10名の高いスキルを持った正社員秘書が契約者に代わって電話応対をしてくれるサービスです。
電話の応対に関しても、一般的な電話代行サービスにありがちな機械的な応対ではなく、一本一本の電話に丁寧に出てくれるだけでなく、かってきた電話には3コール以内に電話に出るよう指導を受けています。
他にもかけてきた相手のペースに合わせ会話の調子を合わせたりすることや、お客様とのやり取りが1回で済むように緊張感を持ってお客様の対応をすることなどが指導され、おもてなし(ホスピタリティ)の心を育てる社員教育が創業以来徹底されているとのことなんです。
利用者の反応も「クライアントから電話対応が素晴らしいと言われた」といった感じで、常に高評価を受けているようです。
またクライアントの信用を損なわないよう、社員に成り代わって電話応対をするために、独自のCTIシステムによって契約した固定電話に電話がかかってきた際には、パソコンのディスプレイに会員情報が表示されるようになっているとのこと。これによって会社名、これまでの電話履歴、会員固有の対応マニュアルといったものを見ながら、電話をかけてきた相手に不安与えないよう、臨機応変に対応できる体制ができているのが特徴の一つに挙げられています。
また銀座ビジネスセンターの良い点として、担当者不在による折り返し対応以外にも様々な電話対応を行うことができるのも魅力。
たとえば、契約者にかかってきた電話を秘書代行で受けたのち、そのまま電話を切らず契約者のスマートフォンに転送したり、レンタルオフィス利用中であれば固定電話に転送することができます。
さらに、秘書代行を通じで電話応対するか、直接契約者が電話応対するかはリモートで切り替え対応が可能なので、TPOに合わせて外部から利用変更できるのは非常にありがたいですね。
銀座ビジネスセンターの電話代行サービスの魅力はこれだけにとどまりません。
１契約で5名までが登録でき、それぞれの連絡方法は個別に設定することができるんです。そのためレンタルオフィスを常時利用している人以外にテレワーク対応の外部スタッフなどにもクライアントから直接連絡が届くように転送設定が可能です。まさに今の時代にあった働き方が可能なレンタルオフィスと言えますね。
電話代行サービスでチェックすべきポイントとは？
以上のように銀座ビジネスセンターの電話代行サービスは、マニュアル通りの対応よりもワンランク上のサービスが提供されていることがおわかりになったでしょうか？
レンタルオフィスを選ぶ際にはただサービスが行われているかどうかだけでなく、その内容がどんなものなのか？何ができて何ができないのか？きちんと確認しておく必要があります。そのためには単にホームページにかかれていることを字面だけ追うのではなく、実際にレンタルオフィスを内覧してみて秘書の仕事を自分の目で確かめたり、レンタルオフィスに電話をかけて秘書応対がどんな対応をするのか調べてみたりするとよいでしょう。
電話代行サービスにクオリティーを求めるなら銀座ビジネスセンターがおススメ
以上、電話代行サービスの特徴や電話代行サービスを選ぶ際にチェックすべきポイントについて見てきました。
せっかく電話代行サービスを利用するのであれば、当然ながら質の高い電話対応をしてくれるレンタルオフィスが好まれます。そんなレンタルオフィスを探しているのであれば、断然「銀座ビジネスセンター」がおススメです。
創業が2000年。ここまで20年間にわたってレンタルオフィス業界のリーディングカンパニーとしての運営実績がある老舗の会社である銀座ビジネスセンターは、現在銀座風月堂ビルのある銀座6丁目という銀座でも有数の一等地に位置し、450㎡のワンフロアーを使ったバーチャルオフィスと22の個室を時間貸しするサービスを展開しています。
立地条件も地下鉄「銀座」駅(日比谷線・銀座線・丸の内線)のB5出口よりわずか徒歩２分と大変便利な場所にあります。
利用料金も非常にリーズナブルに設定されており、契約プランによって金額は異なりますが月額1万円～銀座の一等地に法人登記、法人口座開設可能なオフィスを構えることができます。
また銀座ビジネスセンターは、必要書類の提出や申込書の記入、ご捺印、入会金、基本料金支払い完了時点ですぐに契約・利用が可能です。加えて敷金・礼金、保証金、更新料、保険料等が一切不要。契約期間の縛りはなく1か月単位で利用可能なため、起業したばかりで資金面に不安がある場合でも、安心して契約することができるのは安心と言えるでしょう。
他にも銀座ビジネスセンターでは、ビジネススタートに必要な高速インターネット環境(有線・無線)や事務用品、備品類もすべて備え付けられており無料で使用することができます。初期投資コストがかかる創業時期にあまり費用をかけずにビジネスツールが基本料金内で利用できるのは「銀座ビジネスセンター」だからといっても過言ではありません。
もし、信用度が高いレンタルオフィスを探しているのであれば一度銀座ビジネスセンターのホームページをチェックしてみるところからスタートすることをおすすめします！
| レンタルオフィス銀座ビジネスセンター | |
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| 「業界の先駆者」としての信頼と実績！秘書サービスも魅力。 今では一般的になったレンタルオフィスですが、その先駆者とも言えるのがレンタルオフィス銀座ビジネスセンターです。信頼と実績に加え、常時10名の秘書が提供する丁寧で正確な秘書サービスが強みです。 |
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| 形態 | レンタルオフィス、バーチャルオフィス |
| 料金 | 月額11,000円(税込)～ |
| 拠点 | 銀座 |
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