起業して事業を開始する際に選べるオフィスの形として、レンタルオフィスやシェアオフィスといったものがあることはご存じですか？
これらのオフィスの形は昨今の働き方の多様化によって生まれてきたスタイルで、わざわざコストをかけてオフィスを借りなくても、比較的安い予算で他の利用者と共有のスペースを借りることでオフィスを持つことができるものです。
契約する本人としては、事業スタート時にあまりお金をかけないで借りられるため非常に重宝するものではありますが、クライアントの中にはそのようなオフィス形態を好ましく思わない方もいるため、あまり大々的に言わないほうがよいケースもあります。
特にシェアオフィスのようにフリーアドレスで利用できる環境のオフィスの場合、セキュリティ面での不安が付いてまわりますので、特に大手企業や顧客情報を大量に扱う企業など、個人情報の取扱いに厳しい企業との取引がある場合には注意が必要です。
そこで今回は、シェアオフィスやレンタルオフィスの特徴や、これらのオフィスを借りる際の注意点について見ていくことにしましょう。
シェアオフィスの特徴
シェアオフィスとは、名前の通り共有(シェア)されたスペースを利用できるオフィス空間のことです。フリーアドレスでスペース内の空いている場所を自由に使っていいというケースもあれば、スペース内に自分専用エリアを借りて利用するというケースもあり、提供しているシェアオフィスによってその形は様々です。
フリーアドレスより自分専用エリアを借りるほうが料金は高くなりますが、それでもオフィスを普通に借りるよりは断然安く済むため、とても人気があります。
シェアオフィスの利用メリットとして、価格を抑えてオフィスを持てること以外には「人脈を作りやすい」という点が挙げられます。シェアオフィスの特性上、スペース内で知り合ったもの同士で事業コラボレーションを行ったり、顧客を紹介してあげたり、といったことが起こりやすく、事業の展開スピードが速くなることがあるようです。
シェアオフィス利用者の中には、そのような出会いを求めて契約する人がいるぐらいなので、新たな人脈を作るには最適の環境かもしれません。
反対にデメリットとしては「情報が漏れやすい」といった問題があります。フリーアドレスで利用する環境であるため、出入りや移動は自由、パソコンの情報も対策をきちんと取っていなければ、モニターを覗き見されるといった危険もはらんでいます。
また、電話や打ち合わせの内容も気密性がない環境では駄々洩れとなってしまい、重要なプロジェクトの情報が他者に漏れてしまう可能性が非常に高いです。他にもプリントアウトした内容を取り忘れてしまい第三者に見られてしまう可能性もあるでしょう。
レンタルオフィスの特徴
一方レンタルオフィスは、シェアオフィスと異なり細かく区分けされたスペースを個人で借りて利用する形態のオフィスです。部屋の広さも1人用～数人用のものまでいくつか準備されており、空きがあれば入居が可能となります。
レンタルオフィスもシェアオフィス同様、普通にオフィスを借りるよりも安く借りられることがほとんどです。中には提供されているプランや立地などの条件によって、オフィスを賃貸で借りたほうが安く済むこともあります。
レンタルオフィスの利用メリットとしては、個室が利用によってプライバシーが保たれるという点があります。
通常各個室では施錠を行い、他の利用者が入ってこられないようになっています。さらに電話で話す場合にも個室であれば他人に話の内容を聞かれることは少なくなります。
ただし、レンタルオフィスによっては上部分が開放されていて気密性が保たれていないところもありますし、壁はしっかりしているものの薄くて隣の声が聞こえてしまうことがあるため、内覧および契約の際にはきちんと状況を確認しておく必要があります。
いずれにせよセキュリティ対策をしっかり考えるのであれば、多少金額が高くても気密性が高い個室が提供されるレンタルオフィスを利用するのが賢明です。
シェアオフィス、レンタルオフィスを借りる際の注意点
ここまで各オフィスの特徴やメリット・デメリットを見てきましたが、実際に借りる際にはどのようなポイントに注目して契約をするのがよいのでしょうか？
シェアオフィス、レンタルオフィス共通の注意点
まず、契約しようとしているシェアオフィスやレンタルオフィスを運営している会社がどんな会社であるのかをしっかり確認しておく必要があります。
長年シェアオフィスやレンタルオフィスといった貸しオフィス事業をやっている会社であれば安心ですが、まだ設立から数年しか経っていなかったり、価格の安さだけをうたっていたりする会社であれば倒産する危険性は前者に比べて高くなるので検討する際には十分注意して選択しましょう。
また利用料金についてですが、ホームページに書かれている金額を鵜呑みにして予算取りしていたものの、実際に話を詰めていくとオプションや別途費用が掛かることがわかり、当初の想定より高額になってしまうことがあります。
ホームページなどで提示されている価格や写真は、一番安いプランでの価格であったり、写真に関しては見栄えのいい個室を撮影したりしているなど、広告宣伝としての情報だと思ってみるクセをつけましょう。
その他、会議室の利用がしやすいかどうかもこれらのオフィスの場合は重要です。
通常レンタルオフィスやシェアオフィスでは会議室の利用が可能ですが、契約者が多ければ多いほど会議室の予約が難しくなります。そのため、クライアントを交えた打ち合わせが契約しているシェアオフィスやレンタルオフィスでは頻繁に行えないといった状況が想定されます。
クライアントの中には取引先の企業がどのようなオフィス環境なのか気になる人もいます。こちら側でなかなか打ち合わせが行えない場合、何か呼べない特別な事情があるのではないか？と怪しまれてしまうといったこともあるかもしれません。
そうならない方法の一つとして、基本的には打ち合わせの際にクライアント側のオフィスに出向く回数は多めにする。会議室の予約が取れた場合にのみこちらへの来訪を促す、といった形でクライアントを安心させるのが良いでしょう。
他にも法人登記ができるのかどうか？法人口座開設に問題がないオフィスかどうか？といった点も契約前に確認しておきましょう。
シェアオフィスを借りる際の注意点
シェアオフィスは特徴でも述べた通り、セキュリティが弱いことが一番の問題です。それゆえ、シェアオフィスを利用する場合にはセキュリティ対策をしっかり考えなければなりません。もし、パソコンやスマホなどから機密情報が漏れたとしたら、その責任はシェアオフィスを利用しているあなたに降りかかってくる可能性が高くなります。
クライアントの中にはシェアオフィスに入居している企業を信用してないというところもありますので、起業した直後の短い期間はしょうがないとしても、徐々に取引先が増え、案件規模が大きくなった際には、シェアオフィスを出て個室が完備されたレンタルオフィスへ移転する、といった選択肢も視野に入れておきましょう。そうすることがクライアントに対する最低限のマナーとなります。
レンタルオフィスを借りる際の注意点
レンタルオフィスの場合、ホームページに掲載されていた自分が利用したいと思っていた個室プランがすでに埋まってしまっていたために一段上のプランを勧められてしまったり、不要なオプションを無理やり付けられてしまったり、といった問題やトラブルもあるようです。
そうならないためにも、条件に合わないものを提示された場合には、きちんと断る姿勢をもった上で内覧および契約に臨みましょう。
信用力が高いレンタルオフィスを探しているなら、銀座ビジネスセンターがおススメ
以上、シェアオフィスやレンタルオフィスの特徴や実際に借りる際の注意点について見てきました。
クライアントの信用度を高めるには、シェアオフィスよりレンタルオフィスで契約するほうがよい、ということはわかったものの、実際どのようにして信用度を高めればよいのでしょうか？
それには、契約を検討しているレンタルオフィスの立地や事業者が大きなポイントになります。
基本的にシェアオフィスやレンタルオフィスが位置する場所は、都心の場合は主要駅の近くやランドマーク的なビルであったりすることが多いです。その中でも新宿や渋谷、銀座、六本木といったエリアにあるレンタルオフィスであれば、ビジネス上の信用度は高くなります。
そこでおすすめしたいレンタルオフィスの運営会社が「銀座ビジネスセンター」です。
銀座ビジネスセンターの創業は2000年。これまで約20年間にわたりレンタルオフィス業界のリーディングカンパニーとしての運営実績がある老舗の会社です。
現在は銀座風月堂ビルのある銀座6丁目という銀座でも有数の一等地に位置し、450㎡のワンフロアーを使ったバーチャルオフィスと22の個室を時間貸しするサービスを展開しています。立地に関しても地下鉄「銀座」駅(日比谷線・銀座線・丸の内線)のB5出口よりわずか徒歩２分と大変便利な場所にあります。
また、利用料金は銀座価格とは思えないほど非常にリーズナブルに設定されており、月額1万円～銀座の一等地にオフィスを持つことができます。契約期間における縛りはなく1か月単位での利用が可能なため、起業したての方でも安心して契約することができるのはとても魅力ですね。
もし、信用度が高いレンタルオフィスを探しているのであれば一度銀座ビジネスセンターのホームページをチェックしてみるところからスタートすることをおすすめします。
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| 形態 | レンタルオフィス、バーチャルオフィス |
| 料金 | 月額11,000円(税込)～ |
| 拠点 | 銀座 |
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