フリーランスとして活動している方のビジネス拠点として、バーチャルオフィスを活用することはある意味理にかなっています。特に、自宅住所を公開せずに法人登記を行いたい、人に信頼されるビジネスアドレスを持ちたい、郵便物の受取や転送サービスを利用したいといったニーズがある場合、バーチャルオフィスの活用は有効です。
しかし、数多くのバーチャルオフィスが存在する中、どのようなポイントを重視して選べばよいのでしょうか？
今回は、コストや立地、サービス内容、信頼性などの観点から、フリーランスにとって最適なバーチャルオフィスの条件を解説します。あなたのビジネスに最適な選択肢を見つけるための参考にしてみてください。
目次
そもそもバーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスを持たずに、ビジネス上の拠点となる住所や電話番号、郵便物の受取・転送サービス、会議室の利用などの機能を提供するサービスを指します。企業やフリーランスが登記のために利用するケースが多く、特に自宅住所を公開したくない場合や、都心の一等地にビジネスアドレスを持ちたい場合には便利です。
バーチャルオフィスは、レンタルオフィスやコワーキングスペースとは異なり、物理的な作業スペースを提供しません。そのため、仕事は自宅やカフェなどを活用して行います。
中には、レンタルオフィスとバーチャルオフィスを併せ持ち運営しているところもあり、バーチャルオフィスをメインとしつつも、打ち合わせに会議室を利用するなど物理的なオフィスを利用する場合にレンタルオフィスを活用する人もいるようです。
バーチャルオフィスの特徴
バーチャルオフィスの最大の特徴は、実際のオフィススペースを借りるよりもコストを抑えられる点にあります。通常のレンタルオフィスやシェアオフィスとは異なり、仕事場としてのスペースを確保するのではなく、登記用としての住所利用、郵便物受取、電話対応などの必要なサービスだけを利用できるため、固定費を削減しながら、プロフェッショナルな印象を維持することが可能です。
また、バーチャルオフィスによっては、電話サービスや秘書サービスを提供しているところもあり、クライアントや取引先からの電話に対して専用のオペレーターが対応しているところもあります。これらのサービスを利用することで、より信頼性のあるビジネス運営が実現できます。
フリーランスがバーチャルオフィスを利用する場合のメリット・デメリット
フリーランスにとって、バーチャルオフィス利用は非常に理にかなったオフィス形態のひとつであると考えられますが、メリットがある一方、当然ながらデメリットもあります。良い面悪い面を契約前に把握しておかないと、せっかく契約したものの、別のバーチャルオフィスを探す羽目になった、となりかねませんので、ここでしっかりと確認しておきましょう。
バーチャルオフィスを利用するメリット
バーチャルオフィスを利用する一番のメリットは、コストを抑えながらもビジネスに必要なサービスを享受できる点にあります。一般的なオフィスを借りる場合、賃貸料や光熱費、設備費などの固定費がかなりかかりますが、バーチャルオフィスなら、必要なサービスは最低限で済みますのでコストパフォーマンスは高くなります。
また、法人登記が可能なバーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を公開せずにビジネスを運営できます。フリーランスやスタートアップ企業にとって、自宅のプライバシーを守りながら、信頼感のあるビジネスアドレスを使用できるのは大きなメリットとなるでしょう。
さらに、都心の一等地にオフィスアドレスを持つことができれば、自社ブランド力を高めることが可能です。名刺やWebサイトに一等地の住所が記載されることで、信用度の向上につながり、特に新規の取引先を開拓する際に有利になることがあります。
バーチャルオフィスを利用するデメリット
バーチャルオフィスには物理的なオフィススペースがないため、日常的にオフィスを利用する必要がある場合、また対面での業務が多いビジネス利用を考えている場合には向いていません。頻繁にクライアントと打ち合わせをする場合、会議室をその都度レンタルする必要があります。しかし、希望通りに利用できないこともあり、結果的にクライアントのオフィスへ出向く、または近くのカフェで打ち合わせを行うことになるケースもあります。
また、バーチャルオフィスの住所を利用する企業や個人が多いと、当然ながら同じ住所を使っている企業やフリーランスは多くいることになります。その場合、他の事業者の評判によって、自社のイメージに影響が出ることがあります。たとえば、同じバーチャルオフィスを利用する企業がトラブルを起こした場合、住所検索をした際に悪い評判が表示される可能性があり、それが自社の信用にも影響を及ぼすことがあるので注意しなければなりません。
さらに、銀行口座の開設や一部の契約においては、バーチャルオフィスの住所だけでは審査が下りない場合があります。金融機関によっては法人登記可能な住所であっても、事業実態の確認が取れない場合、法人口座の開設が難しくなるケースもあるため、事前に確認が必要です。
なお、一部の業態では、バーチャルオフィスでの法人登記が難しい場合があります。たとえば、人材派遣業や職業紹介業、建設業、不動産業、古物商、税理士、行政書士、司法書士、社会保険労務士、弁護士などの士業は、バーチャルオフィスのみでの事業運営は認められていません。これらの職種に該当する場合には、バーチャルオフィス以外の選択肢を検討する必要があります。
フリーランスがバーチャルオフィスを選ぶ際のチェックポイント
フリーランスがバーチャルオフィスを契約する際には、住所やサービス内容だけでなく、運営会社自体の信頼性も慎重に見極める必要があります。運営会社選定に失敗すると、サービスの質が悪かったり、突然の事業撤退でオフィス住所が使えなくなったりするリスクもあります。安心して長く利用できるバーチャルオフィスを選ぶためには、次のポイントを確認しておきましょう。
運営会社の実績や信頼性
信頼できる運営会社かどうかは、設立年や運営実績を確認すると判断しやすくなります。長年にわたってバーチャルオフィス事業を運営している企業であれば、サービスの安定性が高く、急な閉鎖リスクも低いと考えられます。特に法人向けサービスを広く展開している企業であれば、信頼性が高い傾向にあります。
登記可能な住所の提供実績
登記が可能なバーチャルオフィスを選ぶ場合、これまでにどれだけの企業がその住所を利用して登記しているかを確認すると安心です。登記実績が豊富な運営会社であれば、金融機関や取引先からの信用も得やすく、銀行口座の開設などの手続きがスムーズに進む可能性が高くなります。
利用者の評判や口コミ
バーチャルオフィスを利用している人の口コミや評判をチェックすることはかなり重要です。たとえば、「サービスが不透明」「郵便物の管理がずさん」「解約時にトラブルがあった」といったネガティブな意見が多い場合は、契約を再考したほうがよいでしょう。具体的には、GoogleマップのレビューやSNS、企業の口コミサイトなどを活用して実際の利用者の声を調べましょう。
サポート体制
バーチャルオフィス運営会社のサポート品質も契約するかどうかの重要な判断基準になります。電話やメールの問い合わせ対応が迅速で丁寧かどうかを確認し、万が一のトラブル時にも安心して対応してもらえるかを見極めましょう。特に、郵便物の紛失や遅延、契約内容の変更などが発生した際に、すぐに対応してもらえるかどうかは重要です。
同じ住所を利用する他のフリーランスや企業の質をチェック
バーチャルオフィスは、複数の企業や個人が同じ住所を利用します。よって、その住所が悪評を持っていると自社の信用にも影響を与える可能性がある点に注意しましょう。たとえば、過去に詐欺まがいの会社が同じ住所を使用していた場合、その住所のイメージが悪化し、銀行口座の開設や取引先の信用獲得に影響を及ぼすことがあります。住所の評判を事前にチェックし、問題がないかを確認しておくと安心です。
解約時の条件や違約金の有無
バーチャルオフィスの契約を解除する際、高額な違約金が発生したり、手続きが複雑だったりすると、不要なコストやストレスがかかります。契約する際または事前に解約の条件や手続きを明確に確認しておき、違約金の有無や最短契約期間をチェックしておきましょう。解約後の郵便物の取り扱いなども、事前に把握しておくとスムーズです。
フリーランスがバーチャルオフィスを利用するなら、レンタルオフィスも利用できる銀座ビジネスセンターがおすすめ
これからフリーランスとして活動を始める人にとって、適切なバーチャルオフィス運営会社を選ぶことは非常に重要です。そんなバーチャルオフィスとしておすすめしたいのが、銀座にある「銀座ビジネスセンター」です。
銀座ビジネスセンターは、専有固定個室利用ができるレンタルオフィスサービスおよび時間貸し個室利用可能なバーチャルオフィスサービスを提供しています。バーチャルオフィスのみの利用を検討している人でも安心して利用できる特徴があります。銀座の一等地に拠点を構える銀座ビジネスセンターを利用できれば、立ち上げたばかりのフリーランスであっても、銀座アドレスでビジネスを展開することが可能。スタートからイニシアチブを取って事業を開始することができます。
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| 形態 | レンタルオフィス、バーチャルオフィス |
| 料金 | 月額11,000円(税込)～ |
| 拠点 | 銀座 |
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